Professionalität und Teamarbeit
über den Schreibtischrand hinaus

Unterlagen, Dateien und Dokumente an denen Sie täglich arbeiten, beinhalten Ihre Leistung, Ihr Wissen, Ihre Kreativität.

Wie Sie mit Ihren Daten umgehen, sagt viel über Ihre Arbeit aus.

Wenn es um Ihre Daten geht, vertrauen Sie daher auf SmartFile!

die Dokumentenmanagement Software für Unternehmen

6 Punkte, die SmartFileweltweit einzigartig machen …

No Admin!

Hochsensible Daten, die nur für die Geschäftsführungsebene gedacht sind, können auf SmartFile sogar für Administratoren unzugänglich gemacht werden.
Damit schließen Sie eine weit verbreitete Sicherheitslücke.

Smart Chat

Tauschen Sie sich live im Datenraum mit beliebig vielen Kollegen und Partnern zu einzelnen Dokumenten oder Ordnern aus. Halten Sie Ihr Meeting im Smart Chat ab und das Gesprächsprotokoll wird revisionssicher archiviert.

ISO 27018 Datenschutz

Mit der weltweit ersten ISO 27018 Zertifizierung ist SmartFile ein absoluter Vorreiter in Sachen Datenschutz. Sie sind damit auf die kommende europäische Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) bestens vorbereitet.

Integrationsmöglichkeit

SmartFile lässt sich über die API Schnittstelle mit jeder Software kombinieren und in bestehende Strukturen integrieren. Damit wird Ihnen eine vollständige und sinnvolle Abwicklung Ihrer Geschäftsprozesse ermöglicht.

No Virus!

Auf SmartFile sind Ihre Unternehmensdaten vor Viren geschützt! Selbst, wenn Sie eine infizierte Datei hochladen, kann sich der Virus auf SmartFile nicht verbreiten. Alle Ihre Dokumente und das gesamte Backup bleiben immun!

#Schlagwortsuche

Nutzen Sie Hashtags um Dateien thematisch zuzuordnen und zu kategorisieren und fügen sie Ihren Dateien Notizen hinzu. Über die Schlagwortsuche können Sie all diese Inhalte schnell und gezielt abrufen.

Weil Ihre Daten mehr wert sind!

  • Mehr Effizienz
  • Mehr Teamwork

  • Mehr Sicherheit
  • Mehr Ersparnis

  • Mehr Effizienz

Vom 1. Entwurf bis zur Freigabe den Überblick behalten

Bis eine Produktplanung abgeschlossen oder ein Designentwurf freigegeben werden kann, werden unzählige E-Mails mit Protokollen, Änderungswünschen etc. hin und her geschickt und am Ende ist es schwer noch die gültige Version zu finden. Auf SmartFile haben Sie automatisch immer die aktuellste Version zu Verfügung. Alte oder überschriebene Dokumente werden archiviert und können mittels Time Warp gefunden und jederzeit wiederhergestellt werden.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit ersetzen Unsicherheit und Chaos

Auf SmartFile werden sekündliche Backups durchgeführt. Alle Änderungen und überschriebenen Versionen werden sofort gespeichert und protokolliert. Über E-Mail-Benachrichtigungen können Sie sich über sämtliche Vorgänge in Ihren Datenräumen auf dem Laufenden halten. Durch die Zugriffsprotokollierung wissen Sie immer genau wer, wann, was gemacht hat und können dies im Bedarfsfall auch jederzeit nachvollziehen und beweisen.

Jedes zweite Unternehmen hat Schwierigkeiten bei der Datenspeicherung

Eingescannte Briefe und Dokumente sowie PDF’s, Bilder und E-Mails werden mit SmartFile sicher verwaltet und archiviert und bleiben jederzeit griffbereit. Der SmartFile Storage bietet Ihnen durch maximale Automatisierung und Systemüberwachung ein Backup nach höchsten Sicherheitsstandards und wächst mit Ihrem Unternehmen. Die skalierbare Größe macht die Kosten überschaubar und planbar.
office-1209640_1920
SF Datenupload
workplace-1245776_1920
Fuesse-hochlegen_Laptop

  • Mehr Teamwork 

Das klassische Büro stirbt

An der erfolgreichen Umsetzung von Projekten sind meist viele unterschiedliche Personen beteiligt. Die Wenigsten davon sitzen immer gemeinsam in einem Büro. Effizientes Teamwork durch kurze Kommunikationswege, schnelle Reaktionszeiten und eine rasche Umsetzung macht Sie erfolgreich, egal wo Sie sind.

24/7 99.9% Datenverfügbarkeit

Ob Sie im Büro sitzen, vom Home-Office arbeiten, im Außendienst oder auf Geschäftsreise sind. Ob Sie lieber frühmorgens oder interkontinental eher nachts arbeiten. Egal wo, egal wann, mit SmartFile haben Sie von jedem beliebigen Endgerät immer Zugriff auf alle Ihre Unterlagen.

Meeting im Smart Chat

Sie möchten sich kontextbezogen mit Ihren Kollegen oder Partnern austauschen? Eröffnen Sie einen Smart Chat. Sehen Sie sich gemeinsam mit dem Office Viewer das entsprechende Dokument an und besprechen Sie die Inhalte. Das Gesprächsprotokoll wird revisionssicher gespeichert und Sie können diese Dokumentation später jederzeit abrufen.

  • Mehr Sicherheit

Digitale Angriffe treffen jedes zweite Unternehmen

SmartFile arbeitet mit dem Weltmarktführer! Microsoft Azure betreibt innerhalb Deutschlands zwei Rechenzentren, in Frankfurt und in Magdeburg. Dort werden Ihre Daten mehrfach auf unterschiedlichen Racks gespeichert, um vor Beschädigung oder Ausfall geschützt zu bleiben. Sie unterliegen dem europäischen Datenschutzgesetz und sind demnach auch vor den Augen der CIA geschützt. Selbst mit richterlichem Beschluss sind Ihre Daten immer nur verschlüsselt vorhanden und einen Generalschlüssel zum Entsperren gibt es nicht.

Jeden Monat rund 500 neue Computerviren

Jede der Dateien auf SmartFile ist einzeln verschlüsselt und es gibt keinen Generalschlüssel, der Sie alle entsperrt. Selbst wenn Ihr PC durch Viren oder Hardwareschäden außer Betrieb ist, sind Ihre Daten auf SmartFile gesichert und für Sie jederzeit griffbereit. Der SmartFile Storage bietet Ihnen durch maximale Automatisierung und Systemüberwachung ein Backup nach höchsten Sicherheitsstandards.

Manipulation und Datendiebstahl aus den eigenen Reihen

Auch innerhalb Ihres Unternehmens schaffen Sie mit SmartFile Sicherheitsvorkehrungen auf höchstem Niveau. Über die herkömmliche Berechtigungsstruktur hinaus, haben Sie vom öffentlichen Link bis zum 2-Faktor gschützten Hochsicherheitsdatenraum mit SmartFile sogar die Möglichkeit mit der No Admin! Funktion, den ansonsten übermächtigen Administrator vom Datenraum ausschließen und ihm den Zugriff verwehren. Ein derartiges Sicherheitskonzept finden Sie sonst nirgends!

padlock-597495
sensible Daten

  • Mehr Ersparnis

Bis zu € 2000 an Stromkosten für den Standard Firmen-Server

Mit SmartFile können Sie auf einen hausinternen Sever verzichten und sparen dadurch nicht nur Energiekosten, sondern auch hohe Anschaffungskosten, aufwändige Firewalls, zusätzliche Wartungsarbeiten und sind zudem bei der Speicherung Ihrer Daten rechtlich abgesichert.

Sie zahlen ein Bußgeld in der Höhe von 4% Ihres Jahresumsatzes

Oder Sie übermitteln Ihre sensiblen Daten künftig über SmartFile. Personenbezogenen Inhalte dürfen per Gesetz nicht via Mail verschickt werden. Mit dem Datenaustausch via SmartFile sparen Sie also auf jeden Fall entweder die Portokosten oder die teuren Strafzahlungen.

Mit jedem digital zugestellten Dokument sparen Sie durchschnittlich
€ 3,10 und etwa 24 Stunden Ihrer Zeit

Drucken, kuvertieren, frankieren, versenden - Die digitale Zustellung sensibler Daten in den persönlichen Datenraum , wie z.B. die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter spart Zeit und Geld!

Mehr als reiner Datenaustausch – erleben Sie jetzt die Power von SmartFile

Datenaustausch

  • sichere Berechtigungsvergabe
  • 2-Faktor Authentifizierung
  • Administratoren-Beschränkung (NO Admin!)
  • Zugriffsprotokollierung
  • alle Dateiformate und jede Dateigröße
  • alle Dateien einzeln verschlüsselt
    (AES256 + RSA 4096)

Datenverfügbarkeit

  • 24/7 Datenzugriff
  • von jedem internetfähigem Endgerät
  • gratis App
  • immer die aktuellsten Versionen
  • Abrufen von alten Datei-Revisionen (Time Warp)
  • Mindestverfügbarkeit 99,9% (SLA)

Datenspeicherung

  • unlimitiertes automatisches Backup
  • revisionssicherer Dateiversionsspeicher
  • optionaler Archivspeicher
  • public oder private Service
  • ISO 27001, ISO 27002, ISO 27018
  • Microsoft Azure Rechenzentren in DE (Frankfurt/Magdeburg)

SmartFile-Umstieg

  • Integration in vorhandene IT-Struktur (API)
  • einfache Übersiedelung der Daten
    im laufenden Geschäft
  • EU- DSGVO Richtlinien erfüllt
  • hohe Skalierbarkeit und kalkulierbare Kosten
  • Datenhoheit bleibt im Unternehmen

Bezahlung

  • voller Funktionsumfang schon ab € 24,90 mtl.
  • Zufriedenheitsgarantie (30-Tage-Geld-zurück)
  • keine versteckten Kosten
  • hohe Skalierbarkeit
  • keine Wartungsarbeiten

next features
(September 2017)

  • Office Viewer
  • Benachrichtigungen
  • direkter Camera upload
  • Smart Chat
  • #Schlagwortsuche
  • automatisierte Workflows erstellen
  • hybrid Service

24/7
Teamwork

100%
Integration

ISO 27018
Datenschutz

100%
Virenschutz

SmartFile bietet Ihnen ein breites undsicheres Fundament.
Bauen Sie sich daraus Ihreperfekte Business-Lösung!

Werbung & Marketing

Machen Sie den Datenaustausch zum Erlebnis und verabschieden Sie sich vom Datei-Versions-Chaos und mühsamen Freigabeproblematiken.

Finanz- u. Versicherungs-dienstleister

Die dateibasierende Kommunikation via SmartFile spart nicht nur Zeit und Geld, Sie macht Sie auch im Kundenservice unschlagbar!

Buchhaltung, Notare & Anwälte

Sensibler Austausch personenbezogener Daten, nur im SmartFile Datenraum!

Industrie, F&E, High Security

Höchste Verschlüsselung, 2-Faktor-Authentifizierung, umfassende
Berechtigung und Protokollierung für einen effizienten Workflow!

Gewerbe & Handwerk

Digitalisierung mit Handschlag-Qualität! Barrierefrei – Sicher -Einfach

Baugewerbe, Architekten

Projekte zwischen Büro, Baustelle und Partnern lassen sich mit SmartFile viel leichter koordinieren!

Vertrieb, Aussendienst

Alle Unterlagen immer aktuell und griffbereit am Smartphone oder Tablet mit dabei!

Consulting

Wertvolle Informationen zentral ablegen und von überall aktuell abrufen und austauschen.

Erfahren Sie, wie andere Unternehmen SmartFile integrieren und wie sich Vertreter Ihrer Branche
den Arbeitsalltag mit SmartFile erleichtern.

SmartFile GmbH - Die intelligente Cloud aus Österreich

Spitzenforschung im SmartFile Datenraum

Das Polymer Competence Center Leoben arbeitet als führendes österreichisches Forschungszentrum im Bereich Kunststofftechnik und Polymerwissenschaften mit weltweit agierenden Partnern wie, AT&S Austria Technologie & Systemtechnik AG, Andritz AG, voestalpine Stahl GmbH, FACC AG, SKF Sealing Solutions Austria GmbH uvm..

Für uns ist es notwendigriesige Datenmengen mit unseren Forschungspartnern austauschen zu können. Unsere Daten unterliegenstrenger Geheimhaltung, daher wollen und müssen wir optimal gesicherte Netzwerke verwenden. EineDatenspeicherung auf US-Servern kam für uns nicht in Frage. SmartFile bietet uns die optimale Lösung und ist genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten.
Unsere F&E Projekte werden von unseren rund 100 MitarbeiterInnen bearbeitet. Wir verfolgen dabei natürlich einstrenges Berechtigungskonzept und habenunsere Daten immer im Blick. Wir wissen detailliert wer, welche Dokumente bearbeitet und haben genaue Kenntnis über den aktuellen Datenstand.
PCCL ist es wichtig, bei dem für uns sensiblen Thema der Datenspeicherung und Übermittlung, in SmartFile einen verlässlichen Partner gefunden zu haben, bei dem unsere Daten nach den europäischen Datenschutzrichtlinien und auf höchstem Sicherheitsniveaugespeichert werden.

Datenraum statt Papierrechnung

Als unabhängiger Stromanbieter bieten wir echten Ökostrom aus Österreich zu fairen Preis. In unserer Unternehmensphilosophie legen wir Wert auf Flexibilität und Transparenz. Mit SmartFile haben wir einen österreichischen Partner gefunden, welcher uns in unseren Geschäftsprozessen unterstützt und dabei ebenso unsere Werte vertritt.

Alpenstrom hat nach einer Möglichkeit gesucht,Kunden schnell Daten zukommen zu lassen und dauerhaft einen Bereich zu bieten, wo sie ihre Dokumente mit uns teilen können. Nachdem wir auf einepersönliche Betreuung unserer Kunden wert legen, erhalten diese auch einen persönlichen Datenraum. Vom Wechsel des Stromanbieters, über Verbraucherdetails bis zur Rechnungslegung werden hier mit dem Kunden persönliche Daten ausgetauscht und entsprechendeUnterlagen zur Verfügung gestellt. Die Kunden können sich sojederzeit bequem vom Handy aus über Ihren Ökostromhaushalt informieren. SmartFile unterstützt uns darin, unseremhohen Servicelevel weiterhin gerecht zu werden!

DiePreisgestaltung und diehohe Skalierbarkeit machen SmartFile als Partner zudem unschlagbar. Je nach Wachstum können wir unkompliziert unser Paket nach Bedarf erweitern, flexibel und transparent.

Projekte zwischen Büro, Baustelle und Partnern lassen sich viel leichter koordinieren!

Vertrauliche Vorstandskommunikation ist garantiert!

SmartFile GmbH - Die intelligente Cloud aus Österreich

Erfolgreiche Consultants arbeiten global und trotzdem zentral

Aeon Consulting ist ein internationales Beratungsunternehmen und begleitet weltweit Business Development Projekte und Transformationsprozesse. Internationale Beziehungen sind ein wesentlicher Bestandteil unserer täglichen Arbeit. Dafür setzen wir auf die konzertierte Zusammenarbeit in einem Netzwerk an ExpertInnen. Diese Zusammenarbeit erfordert einHöchstmaß an Koordination und Kommunikation. Mobilität gehört daher zu den zentralen Anforderungen an die IT-Infrastruktur des Unternehmens. Die bisherige Infrastruktur bestehend aus lokalen Servern erfüllte diese Anforderungen jedoch nicht zufriedenstellend.
Wir von AEON haben uns für SmartFile entschieden, da wir hierintern Expertisen miteinander teilen und in unseren komplementären ExpertInnen-Teams austauschen können. Für unsere ebenso weltweit agierenden Kunden und Projektgruppen können wir nun Unterlagen, egal von welcher Größe, sicher und zentral abspeichern. Fotodokumentationen, Meeting-Unterlagen werden hierdokumentieren, sind sofort für alle Beteiligten zugänglich und werdengleichzeitig langfristig und gezielt archiviert.

Verlorene USB-Sticks, fehlerhafte Dateien oder ein defekter Laptop versetzen uns ebenso wenig mehr in Wallungen wie, Unmengen an Papier-Unterlagen um den halben Globus zu transportieren. Unterlagen und Präsentationen werden von uns direkt vor Ort in der aktuellsten Version von SmartFile auf Laptop oder Tablet heruntergeladen.

SmartFile hält Kinder von Drogen fern

Im Zuge unseres Bildungsauftrages zur Sucht- und Gewaltprävention bei Kindern und Jugendlichen führen wir österreichweit Infoveranstaltungen durch und halten Vorträge und Workshops ab.
SmartFile bietet uns einezentrale Plattform, umVortragsunterlagen gemeinsam im Team zu teilen und ermöglich es uns diese,direkt vor Ort in der aktuellen Version abzurufen. Des Weiteren nutzen wir SmartFile, um unseren Teilnehmern Unterlagen undInfobroschüren zur Verfügung zu stellen.
Vor allem bei der Arbeit mit Jugendlichen überzeugt der Datenaustausch über die SmartFile App in den Workshops.

polizeiforum
Die sichere Alternative zu Dropbox!
SmartFile GmbH - Die intelligente Cloud aus Österreich

Konzerne speichern "Ihre Gehirnströme" im Datenraum

Im Bereich der Marktforschung führen wir für renommierte Kunden, wie voestalpine, Raiffeisen, Ferrero, Bipa, Vöslauer und xxxLutz eine Reihe von Projekten im „Gehirnscanner“ durch, analysieren Werbespots und unterstützen mit diesen Erkenntnissen Marketingstrategien.

Studienergebnisse und Scan-Resultate sind teilweisesehr sensible Daten mit großem Umfang. Auf SmartFile haben wir für jeden unserer Kunden daher einen eigenenDatenraum mit spezifischen Berechtigungen errichtet, wo wir die gesammelten Ergebnisse für Kunden bereitstellen.

Als Marktforscher wissen wir um die Macht des Unbewussten undlegen daher Wert auf Details. Nachdem wir SmartFile an unserenUnternehmensauftritt angepasst und dieKunden- Datenräume entsprechend gestaltethaben, haben wir für diese Art der Datenübermittlung durchwegs positive Rückmeldung erhalten. SmartFile unterstützt die Kundenbindung, stärkt das Vertrauen in unser Unternehmen underhöht unsere Reputation.

reiter-hkls_

Digitalisierung leicht gemacht

Im laufenden Betrieb haben wir weder die nötige Zeit noch das Wissen, um uns mit IT-Dingen auseinanderzusetzen. Für mich, als Unternehmer ist es wichtig einezentrale Verwaltung für unsere Unternehmensunterlagen mit einem gesicherten Backup zu haben.
MeineMitarbeiter im Büro und bei den Kunden vor Ort, sollenjederzeit auf diese Daten zugreifen können, damit wir unseren Kunden eine reibungslose Abwicklung garantieren können.
DieUmstellung auf SmartFile war ein Kinderspiel. Nachdem wir die Login-Daten erhalten haben, wurden die Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen angelegt und alle vorhandenen Dateiordner auf SmartFile kopiert. Wir mussten keine Firma mit Installationen oder dergleichen beauftragen und konnten alles im laufenden Betrieb selbstständig durchführen. Die Mitarbeiter fanden sich im System schnell zurecht, daher war die Bereitschaft sich darauf umzustellen schon nach kurzer Zeit kein Problem. Jetzt haben wir sogar damit begonnen, sämtliche Verträge und Papierunterlagen aus unseren Ordnern einzuscannen und zu digitalisieren um Sie gesammelt auf SmartFile abzulegen.

Die Zentrale stellt Unterlagen für alle Niederlassungen zur Verfügung und garantiert somit allen Betrieben einfachen Zugriff auf aktuelle Unternehmensdaten.

Business Case Workflow für Druckereien

Ein Kunde gibt Unterlagen bei einer Druckerei in Auftrag. Diese Dateigrößen sind oftmals zu umfangreich, um sie einfach per E-Mail zu schicken. Umständlich müssen die Files komprimiert werden, um an anderer Stelle wieder entpackt zu werden. Und bis zur endgültigen Druckfreigabe wiederholt sich dieses „Spiel“ mehrmals und man verliert dabei oft den Überblick.
Integrieren Sie SmartFile in Ihren CRM- Workflow und Sie erleichtern sich und Ihren Kunden den Arbeitsalltag, wie hier:
Ein Kunde gibt Unterlagen bei einer Druckerei in Auftrag. Dazu nutzt er das Website Portal der Druckerei um einen neuen Auftrag zu erstellen. Auf der Webseite werden die Eckdaten (Stückzahl, Papierqualität, usw.) des Auftrags erfasst. Während dessen wird automatisiert ein SmartFile Datenraum für diesen Auftrag im Hintergrund erstellt. Der Endkunde kann so die Rohdaten wie Fotos und Texte darin einfach bereitstellen.
Abhängig von den Auftragsdaten wird vom System, der für diesen Auftrag passende Mitarbeiter ausgewählt und über den neuen Auftrag benachrichtigt. Er setzt Layout und Design um und stellt das Ergebnis für den Kunden im Datenraum bereit. Dieser kontrolliert das Ergebnis und bestätigt die Korrektheit der Unterlagen. Durch diesen Bestätigungsworkflow wird die Reklamationsquote der Druckerei erheblich gesenkt. Der Mitarbeiter der Druckerei, der für die Druckdurchführung verantwortlich ist, wird vom System benachrichtigt, damit der Auftrag begonnen werden kann.
Sehr ähnliche CRM-integrierte Workflows sind auch für Schadensfälle bei Versicherungen (Foto-Upload), Technischer User Support (Log Dateien zu einem Supportfall bereitstellen) oder Steuerberater Unterlagen (Lohnzettel Übermittlung an den Personalleiter) denkbar.

Eine datenschutzkonforme Kommunikation mit Mandanten ist nun endlich auch über das Internet möglich.

Business CaseVersicherungsdienstleister

Die Versicherungsbranche ist ein hart umkämpfter Markt. Hier ist es immens wichtig den Mitbewerbern immer einen Schritt voraus zu sein. SmartFile bietet Ihnen einen absoluten Vorsprung im Kundenservice. Professionelle Betreuung und rascher Bearbeitung machen Sie unschlagbar.
Daten müssen sicher abgelegt sein, allerdings bei Kundenanfragen auch rasch abrufbar sein. SmartFile erfüllt alle Gesetzlich vorgegebenen Sicherheitsvorschriften. Sie können jedem Ihrer Kunden einen eigene Datenraum zu Verfügung stellen, wo Sie sämtliche Verträge ablegen können. Sie entscheiden wer Zugang zu dem Datenraum hat. Der Kunde findet dort all seine Polizzen und kann bei Schadensfällen Fotos und Unfallberichte gleich selbst in diesen Ordner laden. Selbst technisch nicht versierte Kunden können sich, dank des einfachen 3-Klick-Systems, leicht in der Anwendung zurechtfinden. Der Makler muss die Meldungen nicht mehr weiterleiten, denn der zuständige Sachbearbeiter holt sich die jeweiligen Unterlagen einfach aus dem Datenraum und kann diese sofort bearbeiten.
Sie haben somit für jeden Kunden einen hochsicheren individuellen und jederzeit verfügbaren Ablageplatz und können auch Gutachtern auf Kundenwunsch Zugriff zu einzelnen Unterlagen gewähren.

Gestalten Sie Ihr Leben smart!