Funktionalität mit
Komfort und
Sicherheit!

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SmartFile verbindetFunktionalität mit Komfort undSicherheit.

Das Geheimnis von SmartFile liegt in der Einfachheit des Systems. Die Anwendung passt sich Ihren Bedürfnissen an und nicht umgekehrt.

Die einfache Bedienung ermöglicht es auch völlig ungeübten Nutzern, sich ohne Hilfe sofort zurecht zu finden. Sie können absolut nichts falsch machen.

Ihre Daten befinden sich zu jedem Zeitpunkt auf SmartFile in einem hochgesicherten Bereich. Ohne sich darüber Gedanken zu machen, erfüllen Sie mit SmartFile alle erforderlichen Datenschutzrichtlinien und Compliance-Vorgaben und sind zudem vor Hackerangriffen und Virenverbreitung geschützt.

Dokumentenaustausch

Über individuell abgegrenzte Datenräume unbegrenzt Daten mit Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Partnern teilen.

Business-Storage

Alle Daten sicher archiviert und zu jeder Zeit abrufbar. Mit dem Business-Storage verfügen Sie über unlimitierten Speicherplatz und arbeiten kostengünstig und effizient.

Sicherheit

Schützen Sie Ihr Unternehmens-Know-how nach den modernsten Sicherheitsstandards.

Usability

Ohne IT-Kenntnisse und Experten-Hilfe von jedem Browser und jedem beliebigen Endgerät, Daten verwalten, speichern und teilen.

Integration

SmartFile lässt sich über die API Schnittstelle mit jeder Software kombinieren und in bestehende Strukturen integrieren. Damit wird Ihnen eine vollständige und sinnvolle Abbildung Ihrer gesamten Geschäftsprozesse ermöglicht.

Dokumentenaustausch

Der Austausch von Dokumenten findet in den SmartFile Datenräumen statt. Dort werden Dateien hoch und runter geladen und Sie vergeben die Nutzungsrechte an Ihre einzelnen Mitarbeiter, Kunden, Partner oder Lieferanten.

Für den Dokumentenaustausch
stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Smart Chat

Im Smart Chat können kontextbezogene Meetings mit Kollegen oder Partnern abgehalten werden oder auch ein ungezwungener Informationsaustausch stattfinden. Die Gesprächsprotokolle werden gespeichert und archiviert und können jederzeit wieder abgerufen werden.

Gruppenberechtigungen:
Sie können Ihren Mitarbeitern genau jene Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen und sehen dürfen. Mitarbeiter können in Gruppen gegliedert werden. So kann z.B. der Gruppe Buchhaltung die Berechtigung für den Ordner Lohnverrechnung gegeben werden. Verlässt einer dieser Mitarbeiter das Unternehmen, muss er lediglich aus der Gruppe entfernt und bei Bedarf ein neuer hinzugefügt werden. Schon hat der neue Mitarbeiter genau die passende Berechtigung und ist bereits einsatzfähig.

Berechtigungsstruktur der Datenräume:

Öffentlicher Datenraum

Mit einem einfachen Link können sie alle öffentlich zugänglichen Informationen im öffentlichen Datenraum zur Verfügung stellen. Dieser Link ist mittels der PermaLink Technologie versehen und bleibt aufrecht so lange Sie die Freigabe erhalten möchten. Somit können Sie diesen beispielsweise auch dauerhaft als Link in Ihre Homepage einbinden. Hier ein Beispiel:

Gast-Datenräume

In der ersten Sicherheitsstufe befindet sich der Gast Datenraum. Hier stellen Sie Informationen oder Daten zur Verfügung, die nur von einem bestimmten Personenkreis eingesehen werden dürfen. Zusätzlich zum Datenraum-Link benötigen diese Personen ein Passwort, um in den Datenraum zu gelangen. Dort sind diese nur zum Herunterladen, nicht aber zum Hinaufladen von Dateien berechtigt. Eine unbegrenzte Anzahl an Datenräumen ist in jeder Lizenz enthalten.

Unternehmens-Datenraum

Diese Datenräume sind nur für jene Benutzer ersichtlich, die im System angelegt und authentifiziert sind. Hier erteilen Sie Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Partnern individuelle Nutzungsrechte zum Bearbeiten und teilen von Daten und bestimmen Ihren Workflow.

Hochsicherheits-Datenraum

Ausgewählten Nutzern können Sie den Zugang in Hochsicherheits-Datenräume erlauben, in dem Sie diese direkt in den Sicherheitsbereich hinzufügen. Diese Vertrauenspersonen benötigen allerdings einen, mit dem System gekoppelten, gültigen 2-Faktor-Authentifizierungscode.Absolut NIEMAND, weder Administratoren, Betreiber des Rechenzentrums, noch wir von SmartFIle haben ohne Ihre entsprechende Freigabe Zugriff oder Einsicht auf diese Dateien.

Unbegrenzte Dateigröße

Sie können Dateien unbegrenzter Größe einfach per drag&drop auf SmartFile hochladen. Bilder, Videos und Acrobat Unterlagen, die sich nicht per Mail verschicken lassen, sind für SmartFile kein Problem.

beliebiges Dateiformat

Ganz egal mit welchen Dateiformaten Sie arbeiten, ob PDF, docx, jpg, eps, avi, mp4, pcm, bmp, flac, usw. Auf SmartFile lassen sich alle Ihre Dokumente einfach hochladen und speichern.

Office Viewer
Mit dem Office Viewer können Sie Ihre Office Dokumente gleich in SmartFile lesen ohne Sie herunterladen zu müssen.

Business-Storage

Rechnungen, Verträge, vorlagepflichtige Dokumente, die Sie zwar nicht für Ihre tägliche Arbeit benötigen, aber dennoch griffbereit archivieren müssen, beanspruchen über die Jahre einiges an Speicherkapazität. Zusätzlich zu den Dateien aus dem Tagesgeschäft kann die Speicherung einer solchen Datenmenge vor Ort nicht nur erhebliche Energiekosten verursachen, sondern erfordert auch eine regelmäßige Wartung.

Mit dem SmartFile Business-Storage entscheiden Sie wo, welche Daten abgespeichert werden. Sie geben die Datenhoheit nicht aus der Hand, müssen diese aber nicht selbst verwalten. Die genaue Skalierbarkeit macht Ihren Storage effizienter und die Kosten planbar.

Für den Business-Storage
stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Skalierbarkeit

Durch die Skalierbarkeit von SmartFile kann Ihr Unternehmen mit Ihrem Erfolg mitwachsen.
Sie können laufend dieSpeicherkapazität, Benutzerlizenzen oder Partnerlizenzen erhöhen oder auch wieder reduzieren. Somit sind Ihnen keine Grenzen gesetzt und Sie haben mit SmartFile ständig die Kontrolle über die Kosten und Größe Ihres Paketes.

SDs (Software defined storage) erfährt derzeit großen Auftrieb am Markt. Nicht zuletzt deshalb, weil mit dieser Speicherlösung nahezu jede Funktionalität denkbar ist und in diesem Punkt klassische Storage-Appliances gnadenlos ausgestochen werden. SmartFile bietet Ihnen mit der SPi eine solche Lösung und verbindet den Speicher direkt mit Ihrem Unternehmen. 2017 ist bereits die weitere Entwicklungsstufe der Hybrid Storages mit innovativen Ansätzen geplant.
SmartFile arbeitet an der optimalen Umsetzung für SDn (Software defined networking) und sieht in den kommenden Schritten auch die Entwicklung von SDx vor.
SDx (Software defined anything) erklären Experten als grundlegend verbindendes Instrument, in sich entwickelnde Netzwerk-Topologien der Zukunft. Anders gesagt, SDx ist als verlängerter Arm im Bereich Ihrer Daten und Datenworkflows zu sehen.
Die SmartFile Anwendung kann Ihnen als Public, Private oder Hybrid-Service angeboten werden.In allen drei Varianten werden Ihre Daten auf SmartFile, unter Einhaltung der höchsten Sicherheitsstandards, voll verschlüsselt, innerhalb der EU gespeichert. SmartFile garantiert Ihnen immer voll gesicherten Zugriff auf Ihre Daten. Jedoch bieten wir Ihnen damit die zusätzliche Option, den genauen Speicherort Ihrer Daten zu bestimmen.

Public Service: SmartFile wird Ihnen als Public Service bereitgestellt und gewährleistet die Einhaltung der höchsten Sicherheitsstandards. Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt in den modernsten Rechenzentren von Microsoft Azure in Europa (Frankfurt, Magedeburg, Dublin, Amsterdam).

Private Service: SmartFile ermöglicht Ihnen auf Wunsch auch eine Private-Lösung. Sie erhalten einen exklusiven Server bei Microsoft Azure, auf dem nur die Daten Ihres Unternehmens gespeichert werden. Darüber hinaus bestimmen Sie in welchem Rechenzentrum, innerhalb Europas Ihre Daten gespeichert werden sollen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigene URL zu verwenden (z.B. https://data.mycompany.com mit bereitgestelltem Zertifikat dieses Namens).

Hybrid Service: Auf Wunsch kann SmartFile auch als Hybrid-Lösung angewendet werden. Diese Variante erfordert einen eigenen Firmenserver und bietet eine Kombination aus Private und Public Service. Sie haben demnach mehrere Speicher, die sowohl in-house als auch extern gelagert sein können. Sie entscheiden selbst, welche Daten, wo abgespeichert werden sollen.

Archivspeicher

Über den Datenraum entschieden Sie, ob die Dokumente im Archivspeicher oder auf dem Hauptspeicher abgelegt werden sollen.

Der Archivspeicher unterscheidet sich vom Normalspeicher lediglich durch die Speichergeschwindigkeit und die Verfügbarkeit. Diese sind im Archivspeicher minimal geringer und die garantierte Verfügbarkeit verringert sich von 99,9% SLA auf 99%. Dies entspricht einem max. Ausfall von 8 Stunden im Monat.

Sicherheit

Ihre Daten befinden sich zu jedem Zeitpunkt auf SmartFile in einem hochgesicherten Bereich. Ohne sich darüber Gedanken zu machen, erfüllen Sie mit SmartFile alle erforderlichen Datenschutzrichtlinien und Compliance-Vorgaben und sind zudem vor Hackerangriffen und Virenverbreitung geschützt.

Im Bereich Sicherheit
stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Mit SmartFile können Geschäftsführer Administratoren aus besonders heiklen Datenräumen ausschließen. Der Administrator kann sich selbst keinen Zugang zu diesen Ordnern verschaffen. Streng geheime Dokumente können somit tatsächlich nur von der Geschäftsführung ausgelesen werden.
Bei SmartFile steht die Sicherheit Ihrer Daten im Vordergrund. Daher wurdebewusst auf automatisches File-Sync verzichtet. Denn im Offlinemodus kann diese Sicherheit nicht mehr garantiert werden.
Würden Ihre Daten am Server ausführbar sein, bestünde die Gefahr einer Virusverbreitung und alle Ihre Daten könnten infiziert werden. Eine automatische Synchronisation, wie Sie beispielsweise bei DropBox angewendet wird, erscheint nur im ersten Moment praktisch, denn mit nur einer infizierten Datei auf Ihrem Netzwerkordner übertragen Sie den Virus auf alle anderen Dateien und zerstören damit auch Ihr eigenes Backup auf DropBox. Darüber hinaus verlieren Sie damit sehr leicht die Übersicht über Ihre Berechtigungen.
Sollten Sie auf SmartFile eine infizierte Datei hochladen, wird diese Datei zwar nicht funktionieren, derVirus kann sich aber nicht verbreiten und IhrBackup bleibt gesichert.
SmartFile arbeitet mit den führenden Azure Rechenzentren in Frankfurt, Magdeburg, Dublin und Amsterdam zusammen. Ihre Daten befinden sich somit im geografisch sicheren Europa und unterliegen deneuropäischen Datenschutzbestimmungen.

Weltweit erste ISO 27018 Zertifizierung!
Mit der ISO 27018 Zertifizierung ist SmartFile ein absoluter Vorreiter in Sachen Datenschutz. Inhaltlich baut die ISO 27018 auf den bereits existierenden Sicherheitsstandards wie der ISO 27001 und ISO 27002 auf. Diese definieren allgemeine Informationen zu Sicherheitsgrundsätzen. Die ISO 27018 legt einen weiteren Schwerpunkt aber vor allem auf die Verarbeitung personenbezogener Daten. Durch die umfangreiche Benachrichtigungs-, Informations-, Transparenz- und Nachweispflicht stellt die ISO 27018 zudem auch im Hinblick auf die erwartete europäische Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), eine sinnvolle Zertifizierung dar.

Für sämtliche administrativen Tätigkeiten und in Hochsicherheits-Datenräumen muss zwingend die 2-Faktor Authentifizierung verwendet werden.
Die 2-Faktoren Authentifizierung erfolgt mittels einermobilen Tan-Zustellung auf ein zusätzliches Endgerät, wie Smartphone oder Security-Token. Dieser mobile Tan ändert sich selbstständig im Minutentakt und kann daher auch von keiner anderen Person ausgelesen und zu einem späteren Zeitpunkt verwendet werden.
Selbst wenn ein Unbefugter das Passwort eines Administrators erlangen sollte, kann er ohne dessen Smartphone bzw. Security Token damit keinen Schaden anrichten.
Den Security-Token können Sie auf unserer Website bestellen.
SmartFile bietet einelückenlose Zugriffsprotokollierung, welche mindestens 3 Monate gespeichert wird und auch von niemandem vorzeitig gelöscht werden kann (nicht einmal von einem Administrator).
Das Unternehmen kann bei Verdacht auf Datenmissbrauch genau nachvollziehen, welche Aktionen ein Mitarbeiter ausgeführt hat. (Upload, Download, Bearbeitung, Zugriff, Login,...) Bei tatsächlichem Datenmissbrauch kann dieser demnach nachgewiesen werden.
Time Warp ist das Zeitreisemodell von SmartFile und dient zurlückenlosen Datenwiederherstellung.

SmartFile hat ein System entwickelt, in demsekündlich Backups durchgeführt werden. Mit Time Warp können Sie, ohne den aktuellen Systemstand zu verändern, jederzeit in die Vergangenheit reisen.
Sie können sich das Laufwerk zu jedem beliebigen Zeitpunkt in der Vergangenheit anzeigen lassen und so alteüberschriebene Dateien oder irrtümlich gelöschte Dokumente wiederherstellen und sichern.

SmartFile setzt auf diehöchsten Verschlüsselungs-Standards, die in Browseranwendungen umsetzbar sind.
Die SmartFile Anwendung läuft über eineSSL Verschlüsselung und wurde von den unabhängigen Qualsys SSL Labs geprüft und mit derBestnote A ausgezeichnet.

Die Architektur der Anwendung stellt sicher, dass in keinem einzigen Prozessschritt unverschlüsselte Dateiinhalte auf dauerhafte Speicher geschrieben werden.

Für jede einzelne Datei, die Sie auf SmartFile hochladen, wird ein256 bit starker Zufallsschlüssel (AES256 CBC) generiert und es gibt keinen Generalschlüssel, der sie alle entsperrt. Sie geben damit die Datenhoheit nicht aus der Hand!

SmartFile arbeitet mit Microsoft Azure als Partner für Rechenzentren.
Azure bietet als Weltmarktführer,Ausfallsicherheit durch maximale Automatisierung und Systemüberwachung. Wenn auf einem Server Systemupdates installiert werden oder dieser ausfällt, wird der Dienst in der Zwischenzeit auf andere Serversysteme unterbrechungsfrei umgelagert. Ihre Daten sind also zu jederzeit mit einerSLA von 99.9%verfügbar.

Sämtliche Daten befinden sich immer3-fach redundant in örtlich getrennten Storage-Racks. Jedes Microsoft Rechenzentrum hat ein zugewiesenes Schwesternrechenzentrum, das im Problemfall den Betrieb übernimmt. Mit Ihrer Private Cloud Lösung können Sie Ihre Daten damit sogar vor örtlichen Gebrechen und Umweltkatastrophen schützen.

Usability

Flexibel, einfach, unabhängig, das sind die Gründe, warum SmartFile für jeden Nutzer sofort anwendbar und leicht zu bedienen ist.

Im Bereich Usability
stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Sie können Ihre SmartFile Anwendung individuell gestalten und z.B. Ihrem Unternehmensdesign anpassen. Jeder einzelne Datenraum kann miteignen Farben, Bildern oder auch den Logos Ihrer Kunden gestaltet werden.

Drücken Sie damit Ihre Kreativität aus, stärken Sie Ihre eigene Marke, schaffen Sie Vertrauen und bringen Sie Ihren Kunden Wertschätzung entgegen!

#Schlagwortsuche

Nutzen Sie Hashtags um Dateien thematisch zuzuordnen und zu kategorisieren und fügen sie Ihren Dateien Notizen hinzu. Über die Schlagwortsuche können Sie all diese Inhalte schnell und gezielt abrufen.

Schnittstelle

SmartFile ist in jede (Anwender, Verwaltung, Backend) Software integrierbar. Für die Anbindung von individuellen Drittsystemen werden zwei Wege zur Verschlüsselung gestellt: REST API und .NET DLL.

Betriebssystemunabhängig

SmartFile kann auf jedem beliebigen Betriebssystem (IOS, Windows, Linux). in jedem Webbrowser und auf jedem Endgerät (Tablet, Smartphone, PC, Laptop) ausgeführt werden.

Benachrichtigung

Bleiben Sie über relevante Vorgänge in Ihren Datenräumen auf dem Laufenden. Über eine WENN-DANN Regelung können Sie selbst bestimmen, über welche Situationen Sie per Mail Benachrichtigt werden wollen. (Feature ab Sept.17)

SmartFile unterstützt ohne Einschränkunenjedes beliebige Dateiformat in jeder Größe. Sollte durch eine unterbrochene Internetverbindung einUpload abgebrochen werden, kann dieser bei erneuter Verbindung,an altbekannter Stelle fortgesetzt werden und muss nicht neu gestartet werden.

3-Klick System

Die einfache Bedienung von SmartFile lässt sich mit dem innovativen 3-Klick System erklären. Auf SmartFile lassen sich alle Aufgaben innerhalb von nur 3 Klicks durchführen.
Sie können gerne mitzählen! 🙂

Integration

SmartFile lässt sich über die API Schnittstelle mit jeder Software kombinieren und in bestehende Strukturen integrieren. Damit wird Ihnen eine vollständige und sinnvolle Abbildung Ihrer gesamten Geschäftsprozesse ermöglicht. Selbstverständlich können Sie SmartFile auch nur in Teilbereichen oder einzelnen Abteilungen zur Verbesserung des Workflows integrieren. SmartFile bietet Ihnen alle Möglichkeiten, Zusatzanwendungen zu entwickeln oder Schnittstellen zu Drittsoftware abzubilden.

Zur Integration
stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

SmartFile wurde von Grund auf für den Betrieb in Cloud Systemen entworfen und mit den aktuellsten Methoden und Frameworks umgesetzt. Dies impliziert, dass SmartFile selbst eine Single-Page-Application (SPA) ist, die auf Angular.JS beruht. Im Hintergrund greift die Anwendung damit auf asynchrone http requests zurück, um Benutzeroberflächen und Daten zu laden und mit Hilfe von JavaScript und HTML5 als Anwendung zu präsentieren. Für die Anbindung von individuellen Drittsystemen werden aus diesem Hintergrund zwei Wege zur Verfügung gestellt: REST API und .NET DLL.
Sämtliche Funktionen, die die Webanwendung nutzt, sind als dokumentierte http Endpunkte erreichbar. Diese Schnittstellen entsprechen dem de-facto Standard REST. Das Datenformat ist JSON. Die Dokumentation erfolgt mit Swagger. Erforschen Sie die Schnittstellen mit dem F12 Tools Ihres Browsers!
Die REST API kann bereits genutzt werden, es wird jedoch darauf hingewiesen, dass es zu Änderungen an den Details der Schnittstellen in den nächsten Feature Releases kommen wird. So arbeiten wir gerade an einer versionssicheren API und optimieren die Nomenklaturen im Sinne der Standardisierung über die gesamte Anwendung.
Für Softwareentwicklungen, die auf Microsoft Technologien beruhen, ist der Einsatz der REST API natürlich möglich, aber meist nicht effizient. Daher stellen wir eine Schnittstellenbibliothek als dll Datei zur Verfügung, welche als Wrapper fungiert. Diese Bibliothek ermöglicht es dem Nutzer mit .net Objekten zu arbeiten anstatt dem JSON Format. Weiter werden allgemeine Workflows benutzerfreundlich gekapselt, wie etwa Authentifizierungsmethoden oder Ausnahmebehandlungen.
Wir stellen das Tool „Auto Uploader“ als Beispielanwendung inklusive dokumentiertem SourceCode für unsere Kunden bereit.
Die .NET DLL wird in Q1/2017 öffentlich als Beta Version zur Verfügung stehen.

Gestalten Sie Ihr Leben smart!